Меню

Запрошення до участі у тендері з організації одноденного Круглого столу у м. Київ 17 або 18 серпня (дата уточнюється)

July 27, 2023

Шановні партнери!

Благодійна організація «БЛАГОДІЙНИЙ ФОНД «ПРАВО НА ЗАХИСТ» запрошує Вас до участі в тендері з організації одноденного Круглого столу у м. Київ 17 або 18 серпня (дата уточнюється), що включатиме оренду конференц-зали, технічне забезпечення та харчування учасників.

Детальна інформація:

1. Оренда конференц-зали з 10:30 до 18:00 для проведення конференції на 60 осіб.

УВАГА! Розглядатимуться лише конференц-зали на мінусових поверхах для можливості проведення заходу на випадок оголошення повітряної тривоги.

2. Вітальна кава/чай для всіх учасників в місці проведення конференції (60 учасників) з 10:30 до 11:00

3. Кава-брейк в місці проведення конференції на 60 осіб з 13:30 до 14:00

4. Вечеря (фуршет) в місці проведення конференції на 60 осіб з 17.00 до 18:00

Конференція буде проходити в офлайн та онлайн-режимах. Плануються також окремі виступи спікерів онлайн.

Технічне забезпечення заходу

Забезпечення великої конференц-зали (зі столами) для 60 осіб у цокольному / напівпідвальному приміщенні з 10:30 до 18:00

1. Обов’язковою є можливість вільного пересування учасників приміщенням конференц-зали;

2. Обов’язковою є оснащення конференц-зали кондиціонером;

3. Обов’язковим є оснащення конференц-зали бездротовим стабільним інтернет-звʼязком;

4. Обов’язковим є оснащення конференц-зали проектором, LCD-плазмою (для забезпечення трансляції презентацій учасників, виступів онлайн) та колонками;

5. Обов’язковим є оснащення конференц-зали стійкою з мікрофоном;

6. Проведення заходу має бути організовано зі звукоізоляцією;

7. Обов’язковим є забезпечення синхронного перекладу (українська та англійська мови), до якого матимуть доступ учасники і офлайн, і онлайн протягом усього заходу (умови для підключення офлайн-частини перекладу до Зум конференції): базовий блок системи синхронного перекладу + кабінка перекладача + пульт перекладача + навушники (50) + послуги перекладача-синхроніста (години роботи - 11:00-17:00)

8. Обов’язковим є забезпечення трансляції у ZOOM (має бути доступними оригінал та переклад) та на YouTube (може бути тільки українська трансляція);

9. Обов’язковим є забезпечення мікрофонами спікерів (5 радіомікрофонів);

10. Послуги оператора та фотографа; Фотограф: 5 годин зйомки, не менше 50 фото з різних ракурсів та планів (загальні, портретні). Наявність професійної камери, світла. Оператор: години зйомки - 11:00 - 17:00, наявність професійної камери, світла, мікрофону.

11. Ноутбук, в якому встановлене програмне забезпечення, яке дозволяє приєднати відеокамери, також там має бути спеціальний аудіо-вхід (AUX, або окремий вхід для мікрофону, до якого можна приєднати мікшер, тобто не просто вхід для навушників), а також акаунт ZOOM Pro версії.

Вимоги до організації харчування:

• кава-паузи щонайменше мають включати: чай (чорний та зелений), кава (розчинна), цукор, вершки (фасовані), печиво (в асортименті), булочки / круасани / бутерброди;

• забезпечення учасників заходу питною водою впродовж заходу (забезпечення води в пляшках негазованої об’ємом 0.5 л - 60 пляшок або можливість безкоштовного використання кулера з питною водою у вільному доступі);

Оплата буде здійснюватися за безготівковим розрахунком, частковою попередньою оплатою на юридичну особу або фізичну-особу підприємця (ВАЖЛИВО! Рахунок має бути виставлено без ПДВ).

Просимо надати пропозицію, яка включатиме:

• фото і опис конференц-зали: розмір, кількість місць для сидіння, наявність меблів (столи, стільці, стойка для мікрофону) та можливість їх переміщення;

• інформацію про оренду, встановлення і обслуговування протягом заходу переліченої апаратури та засобів технічного забезпечення;

• меню харчування (вечірній фуршет) та кава-брейків (просимо запропонувати 1 варіант меню або кілька варіантів однакової загальної вартості харчування та включити цю вартість у Вашу пропозицію);

• цінову пропозицію, яка включатиме всі перелічені послуги (ВАЖЛИВО! Рахунок має бути виставлено без ПДВ);

• умови оплати (відсоток попередньої оплати та післяплати);

• реєстраційні документи Вашої організації (виписка, витяг).

Просимо надати Вашу пропозицію у вигляді чіткої загальної ціни за вищевказані послуги на адресу [email protected] не пізніше 02.08.2023р (включно).

Рішення щодо результатів тендеру буде прийняте протягом п’яти робочих днів після завершення збору пропозицій, тож просимо зберігати Вашу пропозицію чинною протягом цього терміну.

У разі виникнення питань щодо тендерної процедури Ви можете звернутися до Анни Усової [email protected] 067 867 16 37.

Щодо деталей проведення конференції просимо звертатися до Павла Василевського, регіонального аналітика з адвокації БФ “Право на захист”, за телефоном 096 094 23 03 або поштою [email protected]

Пропозиції до тендеру приймаються виключно на адресу [email protected]

Дякуємо Вам за співробітництво!
З повагою,
Президент
Олександр Галкін