Меню

Як громадянам України отримати послуги у сфері державної реєстрації актів цивільного стану за кордоном? - Аналіз постанови Кабінету Міністрів України від 24 січня 2023 року № 66

February 28, 2023

06 лютого 2023 року набрала чинності постанова Кабінету Міністрів України «Про забезпечення здійснення закордонними дипломатичними установами України повноважень у сфері державної реєстрації актів цивільного стану в умовах воєнного стану» від  24 січня 2023 року № 66 (далі – Постанова), яка на час війни до прийняття спеціального закону визначає порядок державної реєстрації актів цивільного стану (далі – АЦС) закордонними дипломатичними установами України (далі – ЗДУ). Як пояснили в Міністерстві з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України, Постанова спростить українцям за кордоном доступ до послуг у сфері державної реєстрації АЦС і скоротить строки їх отримання в ЗДУ.

Важливо! За змістом статті 2 Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» № 2398-VI від 01 липня 2010 року (далі – Закон) АЦС включають народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені та смерть.

Необхідно зазначити, що потреба у вдосконаленні існуючого механізму державної реєстрації АЦС в ЗДУ назріла давно. Так, з початком повномасштабного російського вторгнення мільйони громадян України були вимушені покинути її територію в пошуках прихистку за кордоном. Як свідчать останні дані Управління Верховного комісара ООН у справах біженців (УВКБ ООН), кількість українців, які виїхали до країн Європи після 24 лютого 2022 року, сягнула майже 8 млн осіб. І оскільки війна триває вже близько року, то проблема забезпечення українських громадян, які перебувають за межами держави, належним доступом до послуг у сфері державної реєстрації АЦС сьогодні стоїть особливо гостро. Зрозуміло, що такий доступ спроможні забезпечити лише ЗДУ.

Отож пропонуємо нижче розглянути, яку саме  процедуру реєстрації АЦС передбачає Постанова і які можливості вона відкриває для українців за кордоном.

I. ОСНОВНІ НОВЕЛИ

Одразу зауважимо, що текст Постанови складається всього-на-всього з чотирьох пунктів. Утім, основні нововведення, які запроваджуються в процедурі державної реєстрації АЦС в ЗДУ, пов’язані саме з пунктом 1, зміст якого подаємо тут повністю:

«1. Установити, що в умовах воєнного стану до набрання чинності законом щодо врегулювання відносин з проведення державної реєстрації актів цивільного стану закордонними дипломатичними установами України визначені Міністерством закордонних справ закордонні дипломатичні установи України:

1) проводять державну реєстрацію актів цивільного стану, вносять зміни до актових записів цивільного стану, поновлюють та анулюють їх, повторно видають свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану та видають витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян (далі – надання послуг у сфері державної реєстрації актів цивільного стану) з використанням зазначеного Реєстру як органи державної реєстрації актів цивільного стану, що здійснюють його ведення;

2) здійснюють надання послуг у сфері державної реєстрації актів цивільного стану громадянам України незалежно від місця їх проживання (перебування);

3) застосовують законодавство, яким у своїй діяльності керуються органи державної реєстрації актів цивільного стану, що здійснюють ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян;

4) передають на зберігання актові записи цивільного стану на паперових носіях до Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ) у порядку, визначеному законодавством».

Аналіз цього положення дає підстави говорити про наступні істотні зміни у механізмі державної реєстрації АЦС в ЗДУ.

1. ЗДУ отримають доступ до Державного реєстру актів цивільного стану громадян (далі – Реєстр)

Насамперед слід звернути увагу на те, що законодавство у сфері державної реєстрації АЦС і раніше надавало дипломатичним представництвам та консульським установам України повноваженнями щодо проведення державної реєстрації АЦС громадян України, які проживають або тимчасово перебувають за кордоном. Детальна інформація про порядок отримання відповідних послуг й сьогодні знаходиться на офіційному вебсайті Міністерства закордонних справ України. Проте дотепер ЗДУ здійснювали вказані повноваження за відсутності доступу до Реєстру.

Так, при реєстрації АЦС в ЗДУ складався актовий запис у двох примірниках, які разом з документами, що були підставою для реєстрації, щорічно до 5 січня надсилалися до Міністерства закордонних справ України (див. пункт 1.10 Інструкції про порядок реєстрації актів цивільного стану в дипломатичних представництвах та консульських установах України, затвердженої наказом Міністерства юстиції України, Міністерства закордонних справ України від 23 травня 2001 року № 32/5/101). Своєю чергою, відомості, зазначені в актових записах про народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть, що були складені ЗДУ, вносилися до Реєстру реєстратором протягом семи робочих днів з моменту надходження першого примірника актового запису (див. пункт 6 Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2007 року № 1064). Крім того, відсутність у консулів доступу до Реєстру істотно відбивалася на строках надання ними послуг (зокрема, в разі необхідності витребування додаткових відомостей через Міністерство закордонних справ України), ускладнювала або навіть унеможливлювала отримання у ЗДУ певних послуг (видача витягу з Реєстру чи повторного свідоцтва про реєстрацію АЦС).

Після набрання чинності Постановою ЗДУ, визначені Міністерством закордонних справ України, найближчим часом повинні отримати доступ до Реєстру. Це зрівняє їх у можливостях щодо проведення державної реєстрації АЦС з територіальними органами Міністерства юстиції України, а також дасть змогу таким ЗДУ видавати витяги з Реєстру та повторні свідоцтва про реєстрацію АЦС незалежно від місця зберігання паперового носія.

2. Правила державної реєстрації АЦС в Україні та за кордоном буде уніфіковано

Так, до прийняття Постанови порядок державної реєстрації АЦС громадян України за кордоном визначався Інструкцією про порядок реєстрації актів цивільного стану в дипломатичних представництвах та консульських установах України, затвердженою наказом Міністерства юстиції України, Міністерства закордонних справ України від 23 травня 2001 року № 32/5/101. Водночас територіальні органи Міністерства юстиції України під час здійснення аналогічних повноважень керуються іншим нормативно-правовим актом ‒ Правилами державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 жовтня 2000 року № 52/5.

Слід зазначити, що Постанова не встановлює якогось окремого порядку державної реєстрації АЦС, обумовленого її проведенням в ЗДУ. Однак відтепер закордонні дипломатичні представництва та консульські установи України повинні будуть застосовувати законодавство, яким у своїй діяльності керуються територіальні органи Міністерства юстиції України («органи державної реєстрації актів цивільного стану, що здійснюють ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян»), тобто Правила державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.10.2000 р. № 52/5.

Подібна уніфікація, безумовно, покращить доступ громадян України за кордоном до послуг у сфері державної реєстрації АЦС.

3. Послуги у сфері державної реєстрації АЦС надаватимуться громадянам України незалежно від місця їх проживання (перебування)

І це найважливіше нововведення. До останнього часу консули приймали заяви про проведення державної реєстрації АЦС лише від громадян України, що проживають у відповідному окрузі. При цьому державна реєстрація зміни імені та розірвання шлюбу проводилася ЗДУ лише щодо осіб, які постійно проживали за кордоном, а реєстрація шлюбу здійснювалася консулом виключно між громадянами, що проживали за межами України на законних підставах.

З набранням чинності Постановою громадяни України, які знаходяться за кордоном, матимуть змогу отримувати послуги у сфері державної реєстрації АЦС незалежно від місця проживання (перебування), що також сприятиме доступності таких послуг.

II. ПРОЦЕДУРА ДЕРЖАВНОЇ РЕЄСТРАЦІЇ АЦС В ЗДУ (НА ПРИКЛАДІ НАРОДЖЕННЯ ДИТИНИ)

З урахуванням вищезазначених нововведень громадянам України, які в умовах воєнного стану перебувають за її межами та мають намір отримати ту чи іншу послугу у сфері державної реєстрації АЦС в ЗДУ, варто діяти наступним чином:

Важливо! З пункту 1 Постанови випливає, що нові правові та організаційні засади державної реєстрації АЦС діятимуть не у всіх дипломатичних представництвах і консульських установах України, а лише в ЗДУ за окремим переліком, визначеним Міністерством закордонних справ України. 

27 лютого 2023 року такий перелік було опубліковано на офіційному вебсайті Міністерства юстиції України і наразі до нього входять ЗДУ в наступних країнах: 

1. посольства України в Грузії;
2. посольства України в Республіці Казахстан;
3. посольства України в Республіці Польща;
4. посольства України в Турецькій Республіці;
5. посольства України в Федеративній Республіці Німеччина;
6. генеральні консульства України в Кракові, Любліні, Вроцлаві Республіки Польща;
7. генеральні консульства України в Дюссельдорфі, Гамбурзі, Франкфурті-на-Майні, Мюнхені Федеративної Республіки Німеччина;
8. генеральні консульства в Стамбулі Турецької Республіки; 
9. консульства України в Гданську Республіки Польща, 
10. консульства України в Анталії Турецької Республіки.

Важливо! Перед здійсненням візиту до ЗДУ рекомендується зв’язатися з її працівниками для з’ясування графіка роботи установи, запису на прийом до відповідної посадової особи та уточнення інших деталей, в тому числі вимог до документів, необхідних для проведення державної реєстрації АЦС. Цей крок є важливим, оскільки допоможе заощадити час і зусилля.

Державна реєстрація АЦС проводиться на підставі відповідних документів, з вимогами до яких можна ознайомитися на офіційному вебсайті Міністерства юстиції України. При цьому документи, складені іноземною мовою, подаються для державної реєстрації АЦС разом з їх перекладами на українську мову, засвідченими в установленому порядку.

Наприклад, підставами для проведення державної реєстрації народження є один із документів: а) медичний висновок про народження, сформований в Реєстрі медичних висновків електронної системи охорони здоров’я; б) медичне свідоцтво про народження; в) медична довідка про перебування дитини під наглядом лікувального закладу; г) лікарське свідоцтво про перинатальну смерть; ґ) медичний документ, виданий компетентним суб’єктом іншої держави, що підтверджує факт народження, належним чином легалізований, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.

За загальним правилом для державної реєстрації АЦС в ЗДУ подаються: 1) заява (як правило, заява формується реєстратором за допомогою програмних засобів ведення Реєстру, а заявник, за умови відсутності зауважень, проставляє на ній власний підпис); 2) документи, які підтверджують факти, що підлягають державній реєстрації; 3) паспортний документ заявника. В окремих випадках за державну реєстрацію АЦС (шлюб, розірвання шлюбу, зміна імені) справляється державне мито у розмірах і порядку, визначених законом.

Наприклад, державна реєстрація народження проводиться за заявою батьків дитини чи одного з них, а в разі смерті батьків або в разі, якщо вони з інших причин не можуть зареєструвати народження, ‒ за заявою родичів, інших осіб, уповноваженого представника закладу охорони здоров’я, в якому народилась дитина або в якому наразі перебуває. При цьому згідно з пунктом 13 частини першої статті 4 Декрету Кабінету Міністрів України «Про державне мито» від 21 січня 1993 року № 7-93 громадяни звільняються від сплати державного мита за реєстрацію народження дитини.

Важливо! Батьки зобов’язані невідкладно, але не пізніше одного місяця від дня народження дитини зареєструвати народження дитини.

ЗДУ проводить державну реєстрацію АЦС шляхом складання актового запису цивільного стану в електронному вигляді у Реєстрі та на паперових носіях. Як правило, актовий запис цивільного стану складається у присутності заявника та друкується на паперових носіях у двох примірниках. ЗДУ ознайомлює заявника з даними, унесеними до актового запису цивільного стану. Після цього актовий запис засвідчується підписами керівника ЗДУ та посадової особи, яка провела державну реєстрацію АЦС, і скріплюється печаткою.

На підставі складеного актового запису цивільного стану видається свідоцтво про державну реєстрацію АЦС. Свідоцтво підписується керівником ЗДУ, що його видала, та засвідчується печаткою такої установи.

(готуючи цей матеріал до публікації, представники команди БФ «ПРАВО НА ЗАХИСТ» зв’язалися з окремими дипломатичними представництвами та консульськими установами України за кордоном, в тому числі з Посольством України у Федеративній Республіці Німеччина, для того, щоб з’ясувати ступінь готовності ЗДУ до надання послуг у сфері державної реєстрації АЦС за новими правилами. Так, згідно з отриманою нами інформацією дипломатичні працівники і консульські службовці очікують на одержання найближчим часом від Міністерства закордонних справ України відповідних інструкцій та роз’яснень, необхідних для реалізації положень Постанови)