Меню

ЗАПРОШЕННЯ ДО УЧАСТІ В ТЕНДЕРІ № Q1-FA-T3 RFP NP з пошуку івент-агенції(й) для співпраці протягом 2026 року

19 грудня 2025

ЗАПРОШЕННЯ  ДО УЧАСТІ В ТЕНДЕРІ № Q1-FA-T3 RFP NP

з пошуку івент-агенції(й) для співпраці протягом 2026 року

ДАТА І ЧАС ЗАКІНЧЕННЯ ПРИЙНЯТТЯ ПРОПОЗИЦІЙ: 

26 грудня 2025 р. – 14:00 за київським часом

КОРОТКО ПРО БФ «Право на захист»:

БФ «Право на захист» – українська благодійна організація, що працює з 2013 року (у 2001-2012 роках у складі міжнародної гуманітарної організації HIAS, Inc.). Фонд має понад 20-річний досвід у сфері захисту прав біженців, внутрішньо переміщених осіб, осіб без громадянства та постраждалих від воєнних дій.

У 2014–2024 роках фонд реалізував десятки програм юридичної, соціальної, гуманітарної допомоги, економічної включеності, підтримки малого бізнесу, перекваліфікації, відновлення інституцій та Зменшення ризику стихійних лих. Після 2022 року діяльність значно розширилася, включаючи програми Координації та управління місцями тимчасового проживання та масштабну гуманітарну підтримку по всій Україні. У 2023 році відкрито представництво у Польщі, у 2024 році фонд приєднався до консорціуму Pulse та запустив програму посилення локальних організацій.

Упродовж 2025 року БО БФ «Право на захист» реалізував понад 370 подій різних форматів — від тренінгів і консультацій до мобільних місій та інших видів підтримки населення. Активності охопили всю країну. Зокрема, найбільше заходів відбулося у Києві та області — 90, у Дніпрі та області — 40, а також у Харкові — 40. У Вінниці проведено 35 подій, у Львові — 20, у Миколаєві — 17, у Чернігові та області — 23, у Полтаві — 10, у Сумах — 8, у Кропивницькому — 7, у Чернівцях — 6, у Черкасах — 5, у Луцьку — 4, а в Одесі та Запоріжжі — 1 та 3 відповідно.

Фонд входить у 10 найбільших благодійних організацій України за версією Forbes Ukraine та найбільш транспарентних організацій за рейтингом Асоціації благодійників України. Щороку допомагає десяткам тисяч людей та реалізовує масштабні програми у більшості регіонів країни.

Докладна інформація про діяльність БФ «Право на захист» надана на веб-сайті  http://r2p.org.ua.

1. ПОТРЕБИ:

БФ «Право на захист» запрошує івент-агенції до участі в тендері на організацію заходів протягом 2026 року.

Період співпраці: січень 2026 р. – грудень 2026 р.

Місце проведення заходів: Україна (всі міста)

Орієнтовна очікувана кількість заходів на рік: 485

Будь ласка, зверніть увагу, що вказана кількість заходів є прогнозованою. Це не означає, що Фонд потребуватиме всю зазначену вище кількість. Кількість може змінюватись (як в меншу, так і в більшу сторону) в залежності від фактичних потреб і наявних коштів, які регулюються видачею окремих Замовлень відповідно до Рамкової угоди. «Право на Захист» може укладати декілька Рамкових Договорів за результатами цього тендеру і може проводити вторинні тендери протягом періоду дії Рамкового Договору.

За результатами даного тендеру може буде обрано до 4х  переможців. Співпраця протягом року з кількома переможцями передбачає надання запитів на проведення кожного заходу для прорахунку обраним на тендері виконавцям, і подальший вибір  найкращої пропозиції за технічними і фінансовим критеріями серед отриманих.

2. ЗМІСТ ПРОПОЗИЦІЇ:

Пропозиції повинні бути підготовлені на основі вказівок, викладених у цьому запиті.

Будь ласка, зверніться до наступних Додатків і використовуйте їх, щоб підготувати свою пропозицію.

2.1.1 Зміст Технічної пропозиції (Додаток А)

Ваша технічна пропозиція повинна бути чіткою відповіддю на запитання в Додатку А із зазначеними документами.

! ВАЖЛИВО: У Технічну пропозицію не слід включати інформацію про ціни. Невиконання цієї вимоги потягне за собою дискваліфікацію.

Технічну пропозицію необхідно надіслати ОКРЕМИМ ЕЛЕКТРОННИМ ЛИСТОМ з вкладенням заповненого відсканованого додатку А з підписом і печаткою (за наявності печатки) і додатку у форматі Excel разом та всіма зазначеними документами.

2.1.2. Зміст Фінансової пропозиції (Додаток В)

Ваша фінансова пропозиція повинна подаватися у вигляді заповненої Форми фінансової пропозиції (Додаток В) і детальних кошторисів (до кожного ТЗ).

Фінансова пропозиція повинна містити цінову пропозицію в одній валюті – гривня, і включати всі додаткові витрати і податки.

Фінансову пропозицію необхідно надіслати ОКРЕМИМ ЕЛЕКТРОННИМ ЛИСТОМ з вкладенням заповненого відсканованого додатку В з підписом і печаткою (за наявності печатки), додатку у форматі Excel і детального кошторису для кожного ТЗ з переліком і цінами всіх включених послуг. Важливо! При формуванні детальних кошторисів для даного тендера (а також для заходів при подальшій співпраці) вартість послуг агенції повинна бути включена в вартість зазначених послуг і не повинна виноситись окремою позицією. !Просимо звернути увагу, що в даному тендері всі ТЗ надані виключно для прорахунку вартості (для визначення попередніх цін на подібні заходи), а не для замовлення вказаних заходів.

3. ПОДАННЯ ПРОПОЗИЦІЙ:

Пропозицію необхідно направити у вигляді двох електронних листів на адресу [email protected] до 14:00, 26.12.2025 р.:

1 лист з назвою «Технічна пропозиція до тендеру № Q1-FA-T3 RFP NP» має містити заповнений додаток А (відсканований і excel) і документи, вказані у додатку.

2 лист з назвою «Фінансова пропозиція до тендеру № Q1-FA-T3 RFP NP» має містити заповнений додаток В (відсканований і excel) і детальні кошториси

4. ТЕРМІН ДІЇ ПРОПОЗИЦІЇ:

Просимо зберігати вашу пропозицію чинною протягом 30 робочих днів після завершення терміну збору пропозицій.

5. ОЦІНКА ПРОПОЗИЦІЇ:

Пропозиції будуть оцінюватися такими етапами:

5.1. Коректність подання пропозицій: пропозиції, направлені не за вказаними в даному запиті процедурами, не розглядатимуться тендерною комісією.

5.2. Оцінка вимог (розгляд першої частини додатків А): якщо пропозиція відповідає всім вимогам, зазначеним в додатку А, і містить всі вказані в ньому документи – така пропозиція проходить до подальшого розгляду.

5.3. Технічна оцінка за критеріями:

Спосіб оцінки критеріїв:

Досвід та покриття:

Учасник має підтверджений досвід організації великих, середніх і малих заходів протягом 3–5 років з географічним покриттям по всій Україні (включно з великими містами та віддаленими смт).  Наявне структуроване портфоліо, рекомендаційні листи, підтверджені логістичні процеси, партнерські локації, регіональні команди. Продемонстрована висока якість організації, дотримання термінів та адаптивність до безпекових викликів. -  – 20 балів

Учасник має частково підтверджений досвід організації заходів різного масштабу протягом 2–3 років у 2–4 регіонах України. Наявні портфоліо та/або рекомендаційні листи, базова операційна інфраструктура та логістика. Якість організації та дотримання термінів підтверджені, проте не повністю систематизовані. - 15 балів

Учасник має окремі приклади реалізованих заходів, досвід обмежений 1 регіоном. Портфоліо відсутнє або неповне, організаційні та логістичні процеси описані загально, без достатніх підтверджень. Якість організації та дотримання термінів підтверджені частково.- 10 балів

Відсутні підтверджені приклади реалізованих заходів, портфоліо або рекомендації. Операційна та організаційна спроможність не доведена, інформація недостатня для оцінювання. - 0 балів

Терміни опрацювання заявки (від отримання ТЗ до надання пропозиції(й):

1-3 днів – 15 балів,

3-5 днів – 10 балів,

більше 6 днів - 5 балів.

Мінімально можливий термін підготовки заходу (від отримання заявки до дати заходу):

за 1 добу до заходу – 15 балів, 2-4 дні – 10 балів, мінімум 5 днів – 5 балів.

Можливі терміни внесення змін в замовлення можливо вносити зміни під час заходу – 15 балів,

можливо вносити зміни тільки до заходу – 0 балів.

Можливість замовлення івент-менеджера для присутності і контролю на заході:

наявна – 5 балів,

відсутня – 0 балів.

*Технічна складова може отримати максимально 70 балів.

*Для подальшої оцінки пройдуть лише пропозиції, які наберуть мінімальний прохідний бал, що становить 40 балів.

5.4. Оцінка фінансових пропозицій:

розраховується за принципом «чим менша ціна, тим вищий бал» за формулою: 

5.5. Порівняння загальної кількості набраних балів кожного учасника, вибір переможця за найвищою кількістю.

Просимо направити вашу пропозицію у вигляді двох електронних листів («Технічна пропозиція до тендеру № Q1-FA-T3» і «Фінансова пропозиція до тендеру № Q1-FA-T3»)

на адресу [email protected] до 14:00, 26.12.2025 р.

Розгляд та оцінка конкурсних заявок здійснюватиметься Комісією протягом 14 робочих днів після дати завершення збору пропозицій. Про результати конкурсу буде повідомлено окремо. Якщо у вас виникнуть питання щодо процедури подання пропозицій, ви можете звернутися до Крістіни Ячник  [email protected]

Дякуємо за співпрацю!

З повагою,                                                                                                  

Президент Олександр Галкін

«Тендерна документація затверджена: 

Експерт із закупівельної діяльності Прибатень Р.А.»

БФ «Право на захист» може на власний розгляд продовжити термін подання тендерних пропозицій, повідомивши про це можливих учасників тендеру одночасно. Продовження терміну може супроводжувати внесення змін у документи про запрошення до участі у тендері, підготовлені БФ «Право на захист» за його власною ініціативою чи у відповідь на запит щодо роз’яснення, надісланий можливим постачальником.

Зважаючи на те, що Замовник є імплементуючим партнером агенції Організації об’єднаних націй – УВКБ ООН, та ООН вимагає від всіх постачальників ООН та постачальників партнерських організацій керуватися високими етичними принципами й моральними нормами, Постачальник приймає на себе зобов’язання дотримуватися Кодексу поведінки постачальника ООН (укр мовою наведений за посиланням - https://www.unhcr.org/ua/wp-content/uploads/sites/38/2023/04/%D0%94%D0%BE%D0%B4%D0%B0%D1%82%D0%BE%D0%BA-E-%D0%9A%D0%BE%D0%B4%D0%B5%D0%BA%D1%81-%D0%BF%D0%BE%D0%B2%D0%B5%D0%B4%D1%96%D0%BD%D0%BA%D0%B8-%D0%BF%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%B0%D1%87%D0%B0%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%B8%D0%BA%D1%96%D0%B2-%D0%9E%D0%9E%D0%9D.pdf

«БФ «Право на Захист» докладає зусиль із запобігання, виявлення та вжиття заходів проти всіх випадків шахрайства та зловживань. Конфіденційна гаряча лінія по боротьбі з шахрайством та зловживаннями доступна для всіх учасників конкурсних торгів, про підозрілі та шахрайські дії має бути повідомлено на пошту: [email protected] або за тел: +380 99 217 58 95 «гаряча лінія» для скарг БФ «Право на Захист» реалізує політику нульової толерантності щодо подарунків та знаків вдячності. Таким чином, закликаємо постачальників не надсилати дарунки або проявляти інші знаки вдячності співробітникам Фонду. Учасники торгів, які вважають, що при процесі подання, оцінки пропозицій або присудження контракту, представники Фонду вчиняли дискримінаційні порушення, факти шахрайства, недоброчесні дії, мали місце факти зловживань, можуть подати скаргу на електронну пошту: [email protected] або за тел: +380 99 217 58 95 «гаряча лінія» для скарг.

Запрошення

Завантажити

Додаток А

Завантажити

Додаток В

Завантажити

Додаток С

Завантажити

ТЗ 1 великий захід

Завантажити

ТЗ 2 середній захід

Завантажити

ТЗ 3 малий захід

Завантажити

ТЗ 4 організація кейтерінгу

Завантажити